Mijn hobby is motorrijden. Graag maak ik toertochtjes. Door het Groninger land, een rondje Friesland of in de bossen van Drenthe. Altijd met mijn ouders. Mijn motor staat bij hen – ik heb geen schuur bij huis in Nijmegen – vandaar. Mijn vader rijdt voorop, ik erachteraan. Toen ik me na een koffiestop ineens realiseerde dat ik niet wist hoeveel benzine ik nog in de tank had, moest ik denken aan een artikel dat ik had gelezen over het verdwijnen van verantwoordelijkheidsgevoel bij medewerkers wanneer je ze dat niet geeft. Zo werkt dat dus, dacht ik.
Ook in het klein, in mijn leven, bij mijn hobby. Mijn vader rijdt voorop en bepaalt de tocht, ik volg en vind de route altijd leuk. Hij stopt op een gegeven moment bij een tankstation, ik volg en tank ook. Hij zorgt dat tijdig de band wordt verwisseld of ander onderhoud wordt gepleegd. “Ja, en?”, zou je denken. “Dat is toch heerlijk? Je wordt toch compleet ontzorgd? Je hoeft nergens over na te denken, alleen maar te rijden en op het verkeer te letten.” Allemaal zeker waar. Ik realiseerde me dat ik mijn motor niet mee neem naar Nijmegen. Waar je ook hele mooie tochten kan maken. Ik vind het toch wel spannend, alleen. Ik moet zelf de route bepalen (doe ik in de auto moeiteloos), ik moet opletten hoe ver ik nog kan voordat ik moet tanken (gaat in de auto ook prima). Straks weigert hij dienst, en dan? Dus niet alleen de stalling blijkt een probleem. Ik zou wel willen, maar… waarom laat ik het erbij?
Ook binnen organisaties zie ik dit terug. Bijvoorbeeld dat protocollen en regels bepalen wat je als medewerker mag en moet doen. Managers die jouw problemen oplossen. Die misschien wel voorkauwen hoe jij je werk het beste kan doen. Heerlijk? Of zit er ook een andere kant aan?
Medewerkers kunnen murw raken wanneer alles voor hen wordt bedacht, voor hen wordt geregeld of voorschrijvend op papier wordt gezet. In beperkte mate nog gestimuleerd zelf met ideeën te komen, met oplossingen of leuke initiatieven. “Het wordt voor ons geregeld, dus waarom zou ik zelf nog nadenken?” Ontzettend jammer! Het hebben van goede, creatieve ideeën is tenslotte niet alleen voorbehouden aan managers en directeuren.
Onlangs was ik bij een organisatie voor een project waarbij het kwaliteitsbewustzijn ook een grote rol speelde. Kwaliteitsmedewerkers stuurden met de beste bedoelingen mails naar de locaties met gewijzigde werkinstructies, nieuwe protocollen, etc. Eén van de ontvangers gaf aan: “Joh, die lees ik helemaal niet! Sterker nog, ik delete ze.” De kwaliteitsmedewerker zat met de oren te klapperen. Vervolgens zei iemand: “Ik word er ook gewoon lui van, waarom zou ik zelf nog nadenken?”. Wat toen ontstond, was een hele mooie dialoog over hoe dat nou kwam. En, een opening om juist het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers te vergroten.
Wat de medewerkers in dit voorbeeld verder bracht, was dat ze het hier vervolgens eens écht over hebben gehad. De tijd namen om op een constructieve wijze in gesprek te gaan. Mét elkaar praten, niet óver elkaar. Er ontstond begrip en duidelijkheid, oftewel een eerste stap dichter naar het doel. Behoeftes en verwachtingen werden naar elkaar uitgesproken. Professionals bleken goede ideeën te hebben, maar voelden niet de ruimte om hiermee te komen. “Daar werd te vaak niks mee gedaan.” De kwaliteitsmedewerkers aan de andere kant bleken hen graag die ruimte te geven, maar merkten juist dat toch er vragen bleven komen om bijvoorbeeld een formulier te maken of vragen om een protocol te schrijven. Juist wat ze verwachtten dat de locaties niet meer wilden. “Blijkbaar kunnen ze het niet.” Alleen al dit met elkaar te bespreken haalde al een hoop verwarring uit de lucht. Vul niet voor een ander in, ga in gesprek.
Dit is een voorbeeld in de relatie tussen de stafafdeling Kwaliteit en de professionals in het primaire proces. En dit is breder binnen een organisatie te herkennen. Een bestuurder vertelde mij onlangs dat hij niet dacht dat zijn medewerkers in staat waren in zelforganiserende teams te werken. Daarbij rees bij mij de vraag (die ik overigens niet stelde) waar hij die mening op baseerde. Zeker, er zijn altijd mensen die hier niet in mee kunnen komen, of dat niet willen. Maar het belangrijkste is ook hierover met elkaar in gesprek te gaan. Wat wil je? Wat wil je ontwikkelen? Wat heb je daar dan voor nodig? Mensen kunnen altijd meer als ze daarin worden gehoord en gefaciliteerd. En soms even een kijkje nemen over de grenzen van de comfortzone. Het is tenslotte niet erg om eens een fout te maken. Daar leren we van.
En wat dat betekent voor mij en mijn motor? Waarschijnlijk dat die volgend jaar bij mij thuis staat. En dat ik dan ook tochtjes maak in Nijmegen en omstreken. Wat kan er tenslotte gebeuren?
Door: Alice Mulder
Geen opmerkingen:
Een reactie posten